10 zasad które pozwalają mi robić więcej w krótszym czasie
Dyrektor IT w Ulamex. Kaminski.link. Letmework.ai.
Ludzie często pytają: „Jak to wszystko ogarniasz?”
Nie ma tu sekretnej pigułki produktywności ani życia o 4 rano.
Jest za to 10 konkretnych zasad, które wypracowałem przez lata. Zasad, które pozwalają mi robić więcej w mniejszym czasie – bez wypalenia, bez poświęcania życia prywatnego.
Dzisiaj dzielę się nimi wszystkimi.
Zasada 1: Jeden priorytet na dzień (reszta to bonus)
To najtrudniejsza zasada. I najważniejsza.
Każdego ranka wybieram jedną rzecz, która musi zostać zrobiona. Nie trzy. Nie pięć. Jedną.
Wszystko inne jest bonusem.
Przykład z mojego życia:
Poniedziałek, 7:00. Mój priorytet: wdrożyć nowy proces automatyzacji raportowania w Ulamex.
Wszystko inne tego dnia – maile, spotkania, drobne zadania – schodzi na drugi plan. Priorytet idzie pierwszy. Zawsze.
Efekt? Do 11:00 mam zrobione to, co najważniejsze. Reszta dnia to „gratuity”.
Dlaczego to działa:
Większość ludzi ma listę 10 priorytetów. A jak wszystko jest priorytetem, to nic nie jest priorytetem. Wybierz jedno. Zrób to. Reszta znajdzie swoje miejsce.
Zasada 2: Bloki czasowe, nie multitasking
Multitasking to mit. Nie robisz dwóch rzeczy naraz – przełączasz się między nimi i tracisz czas na każdym przełączeniu.
Zamiast tego: bloki czasowe.
Jak to wygląda u mnie:
- 7:00-11:00 – Deep work (analiza, strategia, pisanie)
- 11:00-13:00 – Spotkania
- 13:00-14:00 – Przerwa
- 14:00-15:00 – Operacyjne sprawy w Ulamex
- 15:00-17:00 – Letmework.ai (strategia i wizja)
- 20:00-22:00 – Projekty klientów (kaminski.link)
Każdy blok to jedna aktywność. Zero przełączania. Zero rozpraszaczy.
Klucz: Wyłącz powiadomienia. Wszystkie. Slack, email, telefon – mogą poczekać do następnego bloku.
Zasada 3: Zasada 2 minut (rob od razu lub deleguj)
Jeśli zadanie zajmuje mniej niż 2 minuty – zrób je od razu.
Jeśli zajmuje więcej – zaplanuj lub deleguj.
Przykład:
Mail od klienta: „Czy możesz wysłać fakturę?”
Odpowiedź zajmuje 1 minutę. Robię od razu. Koniec tematu.
Inny mail: „Potrzebuję szczegółowej oferty na 3 usługi”.
To zajmie 30 minut. Dodaję do kalendarza na jutro, blok 9:00-9:30. I zamykam maila.
Dlaczego to działa:
Drobne rzeczy zalegające na liście zabierają energię mentalną. Zamknij je szybko lub zaplanuj konkretnie. Nie trzymaj ich „w głowie”.
Zasada 4: Automatyzuj wszystko co się powtarza
To oczywiste dla kogoś, kto zajmuje się automatyzacją, ale widzę jak wiele osób wciąż robi rzeczy ręcznie.
Przykłady automatyzacji które oszczędzają mi czas:
Raportowanie – Make.com zbiera dane z 5 systemów, generuje raport, wysyła mailem. Oszczędność: 2h tygodniowo.
Onboarding klientów – Formularz → automatyczny email z welcome packiem → zadania w CRM → reminder dla mnie. Oszczędność: 1h na klienta.
Social media scheduling – Batching postów raz w tygodniu, zaplanowanie w systemie. Oszczędność: 5h tygodniowo.
Backup – Automatyczne backupy wszystkich projektów co noc. Oszczędność: spokój ducha + 30 min tygodniowo.
Faktury – Automatyczne generowanie i wysyłka po zakończeniu projektu. Oszczędność: 2h miesięcznie.
Zasada: Jeśli robisz to więcej niż 3 razy – automatyzuj.
Zasada 5: Batching – grupuj podobne zadania
Zamiast robić po jednym mailu przez cały dzień, zrób wszystkie naraz.
Zamiast odbierać 10 telefonów rozłożonych na cały dzień, ustaw blok „phone calls” i zrób wszystkie wtedy.
Mój batching:
- Poniedziałek 10:00-11:00 – Wszystkie maile z weekendu + poniedziałek rano
- Środa 14:00-15:00 – Wszystkie phone calls tygodnia
- Piątek 16:00-17:00 – Admin: faktury, umowy, dokumentacja
- Niedziela 18:00-20:00 – Content creation (posty, artykuły) na cały tydzień
Dlaczego to działa:
Kiedy robisz 10 podobnych rzeczy pod rząd, wchodzisz w flow. Pierwsza zajmuje 10 minut, dziesiąta 3 minuty. To ekonomia skali.
Zasada 6: Mów „nie” częściej niż „tak”
To najtrudniejsza umiejętność dla przedsiębiorcy.
Każde „tak” to czas zabrany czemuś innemu. Każdy projekt, każde spotkanie, każda prośba.
Moja zasada: Jeśli to nie jest „hell yes!”, to jest „no”.
Przykłady moich „nie”:
- Projekty poza moimi niszami (WordPress, automatyzacja, consulting IT)
- Spotkania „na kawę” bez konkretnego celu
- Konferencje bez jasnego ROI
- Projekty które nie mają budżetu pasującego do mojej stawki
Jak mówić „nie” elegancko:
„Brzmi interesująco, ale w tym momencie mam pełny kalendarz i nie chcę obiecywać czegoś, czego nie mogę dobrze zrealizować. Może za 2 miesiące?”
Ludzie szanują szczerość. I doceniają, że nie marnujesz ich czasu obietnicami bez pokrycia.
Zasada 7: Deep work bloki – zero rozpraszaczy
Cal Newport opisał to w książce „Deep Work”. Ja stosuję codziennie.
Deep work = 2-3 godziny intensywnej pracy bez żadnych przerw, powiadomień, rozpraszaczy.
Mój codzienny deep work:
7:00-11:00. Telefon w trybie Do not Disturb. Wyłączone komunikatory. Słuchawki na uszach.
W tych 3 godzinach robię więcej niż większość ludzi w cały dzień.
Co robię w deep work:
- Strategiczne planowanie
- Pisanie kodu
- Pisanie artykułów
- Projektowanie systemów
Czego NIE robię:
- Maile
- Slack
- Telefony
- Spotkania
- Social media
Klucz: Obroń te 3 godziny jak ostatniej rzeczy na świecie. To Twój największy asset.
Zasada 8: Dokumentuj procesy (przyszły Ty podziękuje)
Ile razy robiłeś coś drugi raz i myślałeś „Kurczę, jak ja to robiłem ostatnim razem?”
Dokumentacja procesów to inwestycja. 30 minut raz = oszczędność godzin później.
Co dokumentuję:
Onboarding klientów – checklist 15 kroków. Nowy klient? Klikam i robię po kolei.
Deploy nowej wersji letmework.ai – 12 kroków. Udokumentowane. Zero stresu, zero błędów.
Miesięczne raportowanie – Krok po kroku. Delegowałem to później współpracownikowi w 15 minut.
Backup i recovery – Gdyby coś poszło nie tak, wiem dokładnie co robić. (Mam nadzieję, że nigdy nie użyję, ale spokój ducha jest bezcenny)
Format: Notion, lista kroków, screenshoty gdzie trzeba. Proste.
Zasada: Jeśli robisz coś drugi raz – udokumentuj. Trzeci raz będziesz czytał z instrukcji.
Zasada 9: Review tygodniowy – co zadziałało, co nie
Każdy piątek, 17:00-17:30. Review tygodnia.
Pytania które sobie zadaję:
- Co udało mi się zrobić w tym tygodniu?
- Co nie poszło zgodnie z planem?
- Co mogę poprawić w następnym tygodniu?
- Jakie były moje biggest wins?
- Jakie były moje biggest failures?
Przykład z tego tygodnia:
✅ Win: Wdrożyłem nowy system raportowania w Ulamex – oszczędność 2h tygodniowo.
❌ Fail: Spotkanie które trwało 2h zamiast 1h (brak konkretnej agendy).
🔄 Next week: Przed każdym spotkaniem wysyłam agendę. Bez agendy = bez spotkania.
Dlaczego to działa:
Bez review uczysz się tylko przez osmozę. Z review każdy tydzień to lekcja. Poprawka. Optymalizacja.
Zasada 10: Priorytetyzuj sen i regenerację (bez tego reszta nie działa)
To brzmi banalnie. Ale widzę ludzi, którzy „pracują” 16h dziennie. A tak naprawdę pracują 4h efektywnie i resztę się męczą.
Moje zasady regeneracji:
- 7-8h snu – Nie negocjuję tego. To fundament.
- Weekendy bez pracy – Sobota i niedziela to reset. Góry, książki, odpoczynek.
- Przerwy w ciągu dnia – Po każdym 90-min bloku, 10-15 min przerwy.
- Sport 3x w tygodniu – Gimnastyka, spacery w górach, rower.
Prawda:
Pracuję ~6-7h dziennie. Nie 12. Nie 16.
Ale te 6-7h to 100% efektywności. Bo jestem wypoczęty. Bo mam energię.
Ktoś pracujący 12h w zmęczeniu robi tyle samo (albo mniej) co ja w 6h świeży.
Matematyka jest prosta: Efektywność > czas.
Podsumowanie: 10 zasad w pigułce
Oto one jeszcze raz, na szybko:
- Jeden priorytet na dzień – reszta to bonus
- Bloki czasowe – zero multitaskingu
- Zasada 2 minut – rob od razu lub planuj
- Automatyzuj – wszystko co się powtarza
- Batching – grupuj podobne zadania
- Mów „nie” – częściej niż myślisz
- Deep work – 2h bez rozpraszaczy
- Dokumentuj – przyszły Ty podziękuje
- Review tygodniowy – ucz się i poprawiaj
- Sen i regeneracja – to fundament, nie luksus
Następne kroki: Co możesz zrobić już dziś
Nie musisz wdrażać wszystkich 10 zasad naraz. Zacznij od jednej.
Moja rekomendacja:
Tydzień 1: Zacznij od zasady #1 (jeden priorytet na dzień)
Tydzień 2: Dodaj zasadę #7 (deep work – 2h rano)
Tydzień 3: Wprowadź zasadę #3 (zasada 2 minut)
Dalej idź według tego, co najbardziej rezonuje z Twoją sytuacją.
Pamiętaj: Produktywność to nie sprint. To maraton. Buduj nawyki powoli, ale konsekwentnie.
Pytanie do Ciebie
Która z tych zasad najbardziej przemawia do Ciebie? Którą wprowadzisz w życie jako pierwszą?
Daj znać w komentarzu lub napisz do mnie na LinkedIn.
Podobało Ci się?
Obserwuj mnie na LinkedIn – piszę o automatyzacji, produktywności i prowadzeniu biznesu.
Albo zapisz się na mój newsletter (wkrótce) – raz w tygodniu konkretne insights, bez spamu.
